¿Cómo gestionar el cambio de ERP en tu empresa?

El sistema ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales) es una herramienta esencial para gestionar las operaciones internas de una empresa.

Desde la contabilidad hasta la gestión de inventario, pasando por recursos humanos o ventas, el ERP conecta diferentes áreas en una sola plataforma. 

Sin embargo, con el tiempo, puede ser necesario cambiar de sistema por diversos motivos, algunos de los cuales vemos a continuación.

Razones para cambiar el ERP de tu empresa

No todas las empresas necesitan cambiar de ERP, pero hay situaciones en las que hacerlo es inevitable o recomendable.

El sistema actual se ha quedado obsoleto

La tecnología avanza rápidamente. Un ERP que funcionaba bien hace diez años puede haber quedado desactualizado. Puede que no reciba actualizaciones, que no sea compatible con otros sistemas o que funcione con lentitud. Un sistema antiguo también puede presentar fallos de seguridad, lo que representa un riesgo importante.

Crecimiento de la empresa

Muchas veces, las empresas comienzan con un ERP sencillo, adaptado a sus necesidades iniciales. Sin embargo, a medida que el negocio crece, el sistema puede quedarse corto. Por ejemplo, puede que no sea capaz de gestionar varias sedes, diferentes monedas o grandes volúmenes de datos. Cambiar a un sistema más potente puede facilitar la gestión y mejorar la eficiencia.

Nuevas necesidades del negocio

Los cambios en el modelo de negocio, la entrada en nuevos mercados o la incorporación de nuevas líneas de productos pueden requerir un ERP más flexible o con funcionalidades distintas. Si el sistema actual no permite adaptarse a estos cambios, puede obstaculizar el desarrollo de la empresa.

Falta de integración con otros sistemas

Hoy en día es habitual que una empresa utilice varias herramientas digitales. Si el ERP no se comunica bien con el software de contabilidad, CRM, comercio electrónico o herramientas de análisis de datos, se pierde tiempo y se cometen errores. Un nuevo ERP puede ofrecer una mejor integración y automatizar tareas que antes eran manuales.

Ajuste de costes operativos

A veces, mantener el ERP actual implica costes elevados: licencias, soporte técnico, servidores propios, etc. Un sistema moderno, en la nube, puede ser más rentable a medio y largo plazo, sobre todo si mejora la productividad y reduce los errores humanos.

Mala experiencia de usuario

Un ERP difícil de usar o poco intuitivo puede generar frustración entre los empleados, lo que afecta al rendimiento general. Si los trabajadores no se sienten cómodos con la herramienta, es probable que no se aproveche al máximo. Cambiar a un sistema más fácil de usar puede mejorar la motivación y la eficiencia.

Consejos para hacer el cambio de ERP

Cambiar de ERP no es una tarea sencilla. Implica tiempo, dinero y una gestión cuidadosa. A continuación, se presentan algunos consejos para llevar a cabo este proceso de manera ordenada y con mayores probabilidades de éxito.

Analiza las necesidades de tu empresa

Antes de tomar cualquier decisión, es fundamental entender qué necesita la empresa. Esto incluye evaluar los procesos actuales, detectar fallos o ineficiencias y pensar en cómo deberían funcionar las cosas. Habla con los distintos departamentos para tener una visión completa y realista.

Este análisis debe servir para elaborar un documento con los requisitos del nuevo ERP. Cuanto más claros sean estos requisitos, más fácil será encontrar un sistema que se ajuste a lo que realmente necesitas.

Involucra a las personas clave

El cambio de ERP afecta a muchas personas dentro de la empresa. Por eso, es importante contar con la participación de quienes van a utilizarlo. Incluir a representantes de los distintos departamentos ayuda a identificar mejor qué se necesita, y aumenta las posibilidades de aceptación del nuevo sistema.

También es recomendable nombrar un equipo responsable del proyecto. Este equipo debe tener la autoridad necesaria para tomar decisiones y hacer un seguimiento del proceso.

Escoge el proveedor adecuado

Existen muchos proveedores de ERP en el mercado. Algunos ofrecen soluciones específicas para ciertos sectores, mientras que otros ofrecen sistemas más genéricos. A la hora de elegir, hay que tener en cuenta no solo las funcionalidades, sino también el soporte técnico, la facilidad de uso, la escalabilidad y los costes.

Para no jugársela, lo mejor es recurrir a una empresa especializada en la implementación de soluciones de gestión empresarial con experiencia como Ekamat, uno de los mejores proveedores de soluciones tecnológicas en la actualidad por su especialización en ERP y CRM, su capacidad de crear e implantar soluciones a medida y por sus más de 45 años de experiencia.

Planifica la migración con cuidado

Uno de los aspectos más delicados en el cambio de ERP es la migración de datos. Es importante asegurar que la información actual se transfiera al nuevo sistema de forma correcta y sin errores. Para ello, conviene hacer pruebas y validaciones antes de la migración definitiva.

Además, es necesario decidir si se va a hacer una migración completa o parcial, y si se hará de forma escalonada o en una sola fecha. Cada opción tiene sus ventajas y riesgos.

Forma a los empleados

Un nuevo ERP requiere aprendizaje. Por muy intuitiva que sea la herramienta, los usuarios necesitarán tiempo y formación para adaptarse. Organizar sesiones de formación, guías de uso y contar con soporte durante las primeras semanas puede marcar la diferencia.

No se trata solo de enseñar cómo se usa el sistema, sino también de explicar por qué se está haciendo el cambio y qué beneficios traerá. Esto ayuda a reducir la resistencia al cambio.

Supervisa y ajusta tras la implementación

Una vez que el nuevo ERP está en marcha, el trabajo no ha terminado. Es importante hacer un seguimiento durante las primeras semanas o meses para detectar problemas, recoger opiniones y ajustar procesos si es necesario.

Puede que surjan dificultades no previstas o que ciertas funciones no se utilicen como se esperaba. Estar atentos a estos detalles permite hacer correcciones a tiempo y evitar que los problemas se hagan mayores.

Evalúa los resultados

Pasado un tiempo desde la implementación, conviene evaluar si el nuevo ERP ha cumplido con las expectativas. Se pueden establecer indicadores clave (como reducción de errores, ahorro de tiempo o mejora en la gestión de inventario) y compararlos con los datos anteriores.

Esta evaluación no solo permite valorar el éxito del proyecto, sino también identificar áreas de mejora y aprender lecciones útiles para el futuro.